Nha khoa/Labo tham gia hệ thống IDPI phải cam kết sử dụng vật liệu chính hãng, có nguồn gốc rõ ràng cho từng ca phục hình, và khai báo đầy đủ, chính xác thông tin (loại vật liệu, vị trí răng, thời hạn bảo hành) ngay khi khởi tạo thẻ trên hệ thống.
Quy trình đăng ký yêu cầu đơn vị cung cấp thông tin pháp lý cơ bản (giấy phép hoạt động Nha khoa/Labo) và cam kết tuân thủ quy chuẩn khai báo dữ liệu của IDPI, nhằm đảm bảo mọi thẻ bảo hành phát hành đều có thể truy vết được nguồn gốc rõ ràng.
Đơn vị phát hành thẻ chịu trách nhiệm hoàn toàn về chính sách và thời hạn bảo hành đã công bố với khách hàng của mình; IDPI chỉ đóng vai trò nền tảng lưu trữ và tra cứu, không thay mặt bảo hành hay can thiệp vào chính sách giá cả, dịch vụ của từng đơn vị.
Sau khi tham gia, Nha khoa/Labo cần duy trì việc cập nhật thông tin đầy đủ cho mỗi ca mới, đồng thời có trách nhiệm hỗ trợ khách hàng tra cứu hoặc điều chỉnh thông tin khi có sai sót phát sinh trong quá trình khai báo ban đầu.
Thông tin khách hàng được bảo mật tuyệt đối, chỉ cung cấp khi chính khách hàng tự tra cứu bằng mã thẻ hoặc số điện thoại đã đăng ký — đây là nguyên tắc bắt buộc với mọi đơn vị tham gia hệ thống nhằm bảo vệ quyền riêng tư của khách hàng cuối.